در این نرم ‌افزار سعی شده علاوه بر ارائه یک سیستم نرم ‌افزاری؛ کلیه الزامات این استانداردها پوشش داده شده و با حذف مدارک و سوابق کاغذی فرآیند مدیریت مستندات را تسهیل نماید.
تنوع و ازدیاد شمار مستندات و از همه مهمتر اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات باعث شده است تا تمامی سازمان ها،کارخانه‌ها، شرکت‌ها و صاحبان صنایع مختلف برای سهولت بازیابی اطلاعات موجود و مورد احتیاج در این مستندات به فکر ایجاد یک پایگاه داده مناسب و بهره‌گیری از فرم‌های مختلف برای مکانیزه نمودن سیستم مدیریت مستندات خود باشند. آنچه که هم‌اکنون با وجود سیستم‌های متفاوت و حجم بالای مستندات در هر سازمان مطرح می‌شود، یافتن راه‌حلی برای نگه داری و بازیابی اسناد و مدارک موجود در هر سازمان می‌باشد.
از سوی دیگر رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949, …) را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمانها مدنظر قرار داده است. یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد که مطابق بند 4-2 استاندارد ISO9001:2000 (الزامات مستندسازی) سازمان هایی موفق به دریافت گواهینامه‌های سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949,…) می‌شوند که این الزامات را در سازمان پیاده کرده و سوابق اجرای آن را نگهداری نمایند.
در نرم‌افزار پیش رو سعی شده علاوه بر ارائه یک سیستم نرم‌افزاری؛ کلیه الزامات این استانداردها پوشش داده شده و با حذف مدارک و سوابق کاغذی فرآیند مدیریت مستندات را تسهیل نماید.

راهبری سیستم : (Administration)

• تعریف گروه بندی های مختلف برای فرم ها و مدارک تا هر سطخ دلخواه ( حداقل 3 سطحی ) و اولویت بندی

• تعریف انواع مدارک: مانند نقشه ها، پروسه ها، دستورالعمل ها، استانداردها، کاتالوگ ها، ...

• تعریف انواع زیرگروه های مدارک: مثلاً در گروه نقشه ها 1-نقشه فنی محصول 2-نقشه ساختمانی 3-نقشه تاسیساتی

• امکان تعریف انواع وضعیت مدارک (معتبر، منسوخ، ... )

• امکان تعریف فرم های ورودی مدارک

• قابلیت تعریف فیلدهای موجود در فرم ها به صورت Index یا فیلد اجباری

• امکان تخصیص نرم افزارهای کاربردی جهت مشاهده فایل مدرک

• امکان کدگذاری اتوماتیک مدارک با توجه به نوع مدرک و زیر گروه آن

• ایمن سازی اسناد با تعریف کاربران سیستم

• امکان محدود کردن پرینت اسناد محافظت شده

• امکان تعریف انواع کدینگ مدارک

• امکان تعریف گروه های کاربری و تعریف نوع دسترسی آن ها به زیر گروه های مدارک )ایجاد، تغییر، جستجو، حذف....) جهت سهولت تخصیص دسترسی به کاربران

• امکان ایجاد بانک امانات جهت امانت دادن مدارک به کاربران

• امکان تهیه Backup از بانک اطلاعاتی بر روی DVD ......

کاربران سیستم : (User Preferences )

• امکان جستجو بر اساس کلیه فیلدهای مشخص هر نوع مدرک یا زیر گروه آن با حالت های ترکیبی

• قابلیت دسترسی به نرم افزار از طریق شبکه درون سازمان با بکارگیری پروتکل TCP/IP

• قابلیت جستجو با استفاده از Index Word یا Wild card

• امکان ارتباط با اسناد تنها از طریق Content server به این معنی که امکان دسترسی مستقیم به اسناد وجود نداشته باشد.

• قابلیت کپی گرفتن از اسناد و ذخیره سازی در مکان دلخواه

• پشتیبانی از کلیه فرمتهای استاندارد Windows

گروهبندی فرمها و مدارک

• تعریف ، ویراش و حذف گروه بندیها

• تعریف گروه بندی حداقل سه سطح برای تمامی فرم ها ( به صورت عنوان ، منو ، زیر منو و ...)

• تعریف گروه بندی حداقل سه سطح برای مدارک هر فرم

• تعریف گروه بندی حداقل سه سطح برای اپراتورها و کاربران

• تعیین اولویت گروه بندی ها

سیستم طراحی فرمها

• جستجوی فرم های طراحی شده بر اساس کد فرم و یا نام فرم

• تعریف فرم جدید شامل اطلاعات اصلی  ، گروهبندی ، کد فرم  و عنوان فرم

• تعریف فیلدهای اطلاعاتی فرم برای سازماندهی مدارک به صورت پویا  شامل : اولویت  ، گروه ، نام فیلد ، کد فیلد ، نوع فیلد ( عددی – رشته ای – متنی –تاریخ شمسی – تاریخ میلادی-بلی/خیر-انتخابی لیستی- انتخابی گلوله ای ) ، مقادیر پیش فرض لیست و توضیحات

• اصلاح فرم در هر زمان و تغییر نوع فیلدها و نحوه نمایش بدون از دست دادن اطلاعات

• حذف کامل فرم ها

سیستم مدیریت مدارک و پیوست اسناد

• جستجوی مدارک بر اساس :

  • کد مدرک

  • گروه مدرک – زیر گروه مدرک – زیر رزیر گروه

  • ترکیب سه فیلد اطلاعاتی مدرک به دلخواه ( جستجوی ترکیبی )

• تعریف مدرک جدید

  • کد مدرک

  • آخرین ویرایش

  • وضعیت مدرک ( فعال / غیر فعال )

  • اطلاعات فیلد های مدرک ( که در فرم مربوطه تعریف گردیده )

• پیوست تمامی اسناد مربوط به مدرک شامل

  • تصاویر تمامی فرمتهای استاندارد ،( TIF- GIF-JPEG-JPG-BMP )

  • مولتی مدیا (SWF-AVI-MOV-MP3-WAV)

  • متنی

  • آرشیو ( ZIP-RAR)

• مدیریت تصاویر استاندارد

  • تغییر ابعاد – بزرگنمایی – کوچک نمایی

  • ایجاد کادر دور تصویر

  • ایجاد کپی از تصویر

  • ذخیره تصویر روی کامپیوتر

مدیریت کاربران (اپراتورها) و حق دسترسی ها به مدارک

• تعریف کاربران(اپراتورها)

• حق دسترسی کلی

• حق دسترسی به مدارک

• بر اساس گروه بندی فرم ها

• بر اساس گروه بندی کاربران

• اضافه کردن مدرک جدید

• اصلاح مدرک ( تمامی مدارکی که در گروه مربوط به فرم و کاربر قرار دارد  )

• حذف مدرک ( تمامی مدارکی که در گروه مربوط به فرم و کاربر قرار دارد  )

• جستجو و مشاهده ( تمامی مدارکی که در گروه مربوط به فرم و کاربر قرار دارد  )

• اصلاح محدود ( مدارکی که خود شخص وارد نموده  )

• حذف محدود ( مدارکی که خود شخص وارد نموده  )

• جستجو و مشاهده محدود ( مدارکی که خود شخص وارد نموده )

مشخصات فنی سیستم 

• دسترسی به نرم افزار از طریق پروتکل TCP/IP

• عدم نیاز به ارتقای سیستمهای موجود درسازمان برای اجرای نرم افزار

• پشتیبانی از تمامی فرمت های استاندارد که توسطWINDOWS پشتیبانی میشود ویا در آینده به آن اضافه خواهد شد بدون نیاز به اصلاح نرم افزار

• پشتیبانی از اطلاعات با حجم و تعداد زیاد بدون کاهش سرعت نرم افزار ( در این گونه سیستم ها بار اصلی بر روی سرور میباشد که با انتخاب سرور قوی از نظر فضای ذخیره سازی  RAM و به طور کلی سخت افزار مناسب سیستم قادر به انجام عملیات بر روی اطلاعات با حجم بالا میباشد  )

• سیستم صفحه بندی اطلاعات برای ارتقای سرعت سیستم و جلوگیری ازکاهش در حجم اطلاعات بالا

• بانک اطلاعاتی SQL-Server

کاربرد سیستم کنترل مدارک برای این امور می باشد:

• کتابها و اسناد کیفی(Quality Manual)

• رویه ها و دستورالعمل ها(Policies and Procedures)

• طرح ها و نقشه های مهندسی (Engineering Drawings)

• اسناد منابع انسانی(HR Documents)

• راهنمای کارکنان(Employee Handbook)

• راهنمای تامین کنندگان و کارپردازان(Supplier Handbook)

• وضعیت و شروط استانداردها (Standards Terms and Conditions)

• کلیه رکوردهای شرکت یا سازمان (Company Records)

• فاکتورها،رسیدها،و سایر اسناد مالی و اداری (Invoices , Receipts ,and other official and financial )

• قراردادها (Contracts)

• و سایر مدارک (And other Documents)